1. Tratamiento general del expediente

Tratamiento general del expediente

Lo primero que se debe hacer al recibir un expediente es :

Leer toda la documentación

Este paso es primordial para que el gestor tenga una idea clara del expediente a gestionar. Es aconsejable, a medida que se estudian los documentos, anotar las dudas que vayan surgiendo :

• ¿ En qué consiste la deuda ?
• ¿ Tenemos documentación suficiente ?
• ¿ Corresponde la cantidad contratada con la documentación ?
• Etc., etc.

Todo esto sirve para preparar el paso siguiente :

Hablar con el cliente

Hay que conseguir que el cliente nos proporcione la información que necesitamos y toda la documentación necesaria. Salvo raras excepciones, el cliente conoce bien al deudor por lo que este contacto debe despejar todas las dudas y prepara el punto más importante en el estudio del expediente :

Buscar información

Trabajaremos para conseguir dos tipos básicos de información :

Localización.-

Lógicamente, si no tenemos localizado al deudor, lo primero debe ser averiguar su domicilio y su trabajo. Esta información se puede obtener a través de Telefónica, localizando familiares, etc. Suelen ser productivas las visitas realizadas a su antiguo domicilio, preguntando a vecinos, conserje, comercios cercanos, etc. En caso de cambio de trabajo se puede contactar con su antigua empresa y obtener datos.

Cuando el deudor sea una Empresa, solicitaremos al Registro Mercantil una copia de las Escrituras de Constitución y Poderes. Con estos documentos sabremos cómo y cuándo se creó la empresa, su situación actual y las personas responsables. También se puede recurrir a la Cámara de Comercio en cuanto a localización de domicilio.

Siempre que la importancia de la deuda lo justifique recurriremos a investigación de Detectives.

Solvencia.-

Averiguar la solvencia del deudor es, posiblemente la clave del estudio del expediente.

A partir de lo que averiguamos podremos saber lo más importante :

¿ Puede pagar el deudor ?

Por el estudio de la documentación se puede averiguar con qué Banco trabaja. Pediremos en este punto, un informe de solvencia al departamento de informes, que contenga la siguiente información: Saldos que mantiene, si es buen pagador o si por el contrario, tiene muchas devoluciones, si tiene o no créditos en el Banco, la opinión de la persona con la que estamos hablando, etc., nos puede dar una idea del nivel económico del deudor.

También puede ayudar en caso de localización.

Cuando se visite al deudor hay que procurar fijarse en detalles tales como la ropa que viste, en qué zona vive, calidad de mobiliario que hay en su domicilio, etc.

Para saber qué propiedades tiene a su nombre recurriremos al Registro de la Propiedad.

Si el deudor es una empresa se puede pedir al Registro Mercantil una copia del último balance presentado a Hacienda. Aunque no va a corresponder a la realidad, hay que tener en cuenta que éste es el peor balance que se puede presentar. Por lo tanto, no sería lógico admitir un argumento de imposibilidad de hacer frente a la deuda por falta de recursos si el balance nos «dice» lo contrario. Si el deudor es trabajador por cuenta ajena averiguaremos el puesto que ocupa en la empresa. No tendrá el mismo tratamiento siendo Auxiliar Administrativo, que ocupando un cargo de relevancia en la empresa.

Toda la información que podamos reunir nos servirá para debatir los argumentos de la mayoría de los deudores. «No debo nada» «No quiero pagar» «No puedo pagar».

Queremos destacar la importancia de la información en el conjunto del trabajo del gestor. Cuanto más sepamos del deudor, teniendo buen cuidado de que éste no sepa nada de nosotros hasta no tener todos los datos. Si se gestiona sin información no se consigue cobrar y, lo más probable, es que el gestor haga el ridículo con el consiguiente desprestigio para él y para la empresa a la que representa.

No gestionar sin información

Una vez que tengamos todos los datos debemos empezar la gestión usando tanto la presión extrajudicial como la judicial para conseguir establecer un DIALOGO con el deudor. Expondremos nuestros argumentos escucharemos los suyos para poder debatirlos (si tenemos información suficiente).

No se cobra sin diálogo

A lo largo de las conversaciones que mantengamos con el moroso, debemos conseguir que reconozca, aunque sea verbalmente la deuda.

El primer argumento suele ser «no debo nada» por lo que le demostraremos (en base a la información que tenemos) que la deuda existe y que él es el responsable de pagarla.

En el proceso de la gestión el deudor nos engañará, nos dará «plantón», nos citará en su oficina y no estará, quedará en pasar por nuestra oficina y no vendrá, retrasará el pago todo lo que pueda a pesar de los compromisos que haya adquirido con nosotros. Esto no debe preocuparnos ya que esta actitud nos cargará de razón para aumentar la presión y llevar la gestión al terreno personal ya que el deudor «nos está tomando el pelo».

Cuando nos hemos dejado engañar dos o tres veces debemos realizar una gestión insistente con visita personal al deudor para mostrarle nuestra indignación por su falta de seriedad. Esta visita debe realizarse siempre acompañado de un compañero que adoptará el papel de hombre bueno y conciliador, forzando el desenlace positivo de la gestión para evitar el enfrentamiento personal.

Si, llegado el caso, usamos la vía judicial para intentar resolver un expediente no por ello debemos dejar la gestión extrajudicial. Seguiremos presionando al deudor para conseguir el cobro extrajudicial, con el pacto de retirar la denuncia si hace frente a la deuda.

Es importante que el gestor no considere la vía judicial como un método para abandonar el expediente. Al contrario, esta vía debe constituir un arma más en el conjunto de la gestión. Todo gestor debe aprender a trabajar basándose en la presión que se ejerce con la acción judicial. El hecho de pasar un expediente a «jurídico» no significa que el gestor se olvide de él; debe seguir gestionándolo como los demás. A pesar de que los expedientes no son propiedad del gestor, éste si es responsable de la buena gestión de los mismos, responsabilidad que acaba cuando se consigue el cobro.

Debemos acostumbrarnos a colaborar con nuestros Abogados, buscando su asesoramiento, consejo e incluso que gestione con nosotros para conseguir el cobro extrajudicial.

En muchas ocasiones el deudor nos remitirá a su abogado, negándose al diálogo.

Por regla general, no debemos entrar en conversaciones con el Abogado del deudor ya que tratará de ocultar la deuda o dilatar el pago de la misma lo más posible, y siempre intentará llegar a un acuerdo con quita.

No debemos sentir preocupación cuando en el transcurso de la gestión del deudor utiliza los servicios de un Abogado, ya que suele ser «un escudo».

Podemos usar varias respuestas cuando el deudor nos dice «hable con mi Abogado»

• Su Abogado no nos debe nada por lo que nada tenemos que hablar con él.
• Nos han contratado para realizar el cobro de esta deuda y nuestro trabajo no es hablar con abogados.
• Preguntarle si su Abogado nos va a pagar; como ya sabemos que la respuesta es negativa nos negaremos a hablar con él.

Se puede enviar una carta al Abogado en el sentido de que el deudor intenta usarlo como parapeto, amparándose en su prestigio profesional para no pagar. Si, por las circunstancias del expediente no tenemos más remedio que entrar en conversaciones con el Abogado, más que nunca tendremos que colaborar con nuestro abogado y tener una muy buena información.

Este puede ser, en líneas generales el desarrollo que van a seguir la mayoría de los expedientes. El éxito de la gestión como vemos depende de la información que seamos capaces de conseguir de la insistencia de nuestras gestiones. Un gestor tenaz tiene el éxito asegurado.